รีวิวเครื่องมือทำฟอร์มออนไลน์ Google Forms, MS Forms, Jotform, Tally
แบบฟอร์มออนไลน์กลายเป็นเครื่องมือพื้นฐานของแทบทุกงาน ตั้งแต่ครูเก็บคะแนนนักเรียน ร้านค้ารับออเดอร์ ฝ่ายบุคคลทำแบบประเมิน ไปจนถึงการลงทะเบียนสัมมนา เพราะสร้างง่าย ส่งลิงก์เดียวก็ได้คำตอบกลับมาเป็นตารางพร้อมใช้
แต่เมื่องานซับซ้อนขึ้น เช่น ต้องรับเงิน แนบไฟล์ ให้คำถามเปลี่ยนตามคำตอบก่อนหน้า หรือต้องการดีไซน์ตามแบรนด์ เครื่องมือพื้นฐานอาจไม่พอ บทความนี้รีวิว Google Forms, Microsoft Forms, Jotform และ Tally เพื่อช่วยเลือกให้ตรงงาน
คะแนนเป็นความเห็นของทีมงาน ข้อจำกัดของแผนฟรีและราคาเปลี่ยนได้ ควรตรวจรายละเอียดล่าสุดที่เว็บไซต์ผู้ให้บริการ และถ้าฟอร์มเก็บข้อมูลส่วนบุคคล ต้องดูแลตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ด้วย
ฟีเจอร์ที่ควรดูเมื่อเลือกเครื่องมือทำฟอร์ม
- ประเภทคำถาม ตัวเลือก ข้อความ วันที่ คะแนน ตาราง และการอัปโหลดไฟล์
- ตรรกะเงื่อนไข (Conditional Logic) แสดงคำถามถัดไปตามคำตอบที่เลือก
- ที่เก็บคำตอบ ส่งไปตารางคำนวณอัตโนมัติ หรือส่งต่อไปยังระบบอื่น
- การรับชำระเงินและลายเซ็น สำหรับงานขายหรือเอกสารยินยอม
- การควบคุมผู้ตอบ จำกัดเฉพาะคนในองค์กร หรือจำกัดหนึ่งคำตอบต่อคน
- ดีไซน์และการแสดงผลบนมือถือ เพราะผู้ตอบส่วนใหญ่กรอกผ่านมือถือ
Google Forms: ฟรีและเพียงพอสำหรับงานส่วนใหญ่
Google Forms ใช้ฟรีด้วยบัญชี Google สร้างฟอร์มได้ในไม่กี่นาที คำตอบส่งเข้า Google Sheets อัตโนมัติ จึงนำไปกรอง สรุป หรือทำกราฟต่อได้ทันที มีโหมดแบบทดสอบที่ตั้งเฉลยและให้คะแนนอัตโนมัติ ครูและนักเรียนจึงใช้กันแพร่หลาย
ข้อจำกัดคือปรับแต่งหน้าตาได้น้อย ตรรกะเงื่อนไขทำได้แบบข้ามไปยังส่วนต่าง ๆ ไม่ละเอียดเท่าเครื่องมือเฉพาะทาง และไม่มีระบบรับชำระเงินในตัว การอัปโหลดไฟล์ต้องให้ผู้ตอบลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ซึ่งบางคนอาจไม่สะดวก
Microsoft Forms: เหมาะกับองค์กรบน Microsoft 365
Microsoft Forms ใช้บัญชีองค์กรเดิม จำกัดให้เฉพาะคนในองค์กรตอบได้ และบันทึกชื่อผู้ตอบอัตโนมัติ ผลสรุปแสดงเป็นกราฟทันทีและส่งต่อไป Excel ได้ ใน Teams สามารถสร้างโพลหรือแบบทดสอบระหว่างประชุมหรือในห้องเรียนออนไลน์ได้สะดวก
ถ้าต้องการให้คำตอบไหลไปยังระบบอื่น เช่น ส่งอีเมลแจ้งหัวหน้าหรือบันทึกลงรายการ SharePoint มักต้องใช้ Power Automate ช่วย ส่วนการปรับแต่งดีไซน์ยังจำกัดคล้าย Google Forms
Jotform: ครบสำหรับงานธุรกิจ
Jotform มีเทมเพลตจำนวนมากแยกตามอุตสาหกรรม เช่น ใบสมัครงาน แบบฟอร์มจองบริการ และแบบฟอร์มสั่งซื้อ รองรับการรับชำระเงินผ่านผู้ให้บริการชำระเงินหลายราย การแนบไฟล์ การเซ็นชื่อ และตรรกะเงื่อนไขที่ละเอียด เช่น คำนวณราคาตามตัวเลือก
ความสามารถที่มากทำให้เมนูค่อนข้างเยอะ และแผนฟรีจำกัดจำนวนคำตอบต่อเดือน เมื่อธุรกิจใช้มากขึ้นค่าใช้จ่ายจะเพิ่มตาม ก่อนใช้รับเงินจริง ควรตรวจว่าช่องทางชำระเงินที่ต้องการรองรับในประเทศไทยหรือไม่
Tally: สร้างฟอร์มเหมือนพิมพ์เอกสาร
Tally ใช้แนวคิดการสร้างฟอร์มแบบพิมพ์ไปเรื่อย ๆ เหมือนเขียนเอกสาร พิมพ์เครื่องหมายทับเพื่อเพิ่มคำถามประเภทต่าง ๆ ได้เร็ว หน้าตาฟอร์มเรียบหรูและแสดงผลบนมือถือดี แผนฟรีให้ฟีเจอร์ค่อนข้างมาก รวมถึงตรรกะเงื่อนไขและการอัปโหลดไฟล์
ฟีเจอร์อย่างการใส่แบรนด์เต็มรูปแบบ โดเมนของตัวเอง และการทำงานเป็นทีมอยู่ในแผน Pro และเนื่องจากไม่ได้อยู่ในระบบของ Google หรือ Microsoft องค์กรที่ต้องการควบคุมบัญชีผู้ใช้จากศูนย์กลางอาจไม่สะดวกเท่า
ตารางเปรียบเทียบ
| หัวข้อ | Google Forms | Microsoft Forms | Jotform | Tally |
|---|---|---|---|---|
| ค่าใช้จ่ายเริ่มต้น | ฟรี | ฟรี/รวมใน M365 | มีแผนฟรีจำกัด | แผนฟรีใจกว้าง |
| ตรรกะเงื่อนไข | พื้นฐาน | พื้นฐาน | ละเอียด | ดี |
| รับชำระเงิน | ไม่มี | ไม่มี | มี | มี (ผ่านบริการเชื่อมต่อ) |
| ดีไซน์ | จำกัด | จำกัด | ปรับได้มาก | สวยทันสมัย |
| ที่เก็บคำตอบ | Google Sheets | Excel | ในระบบ/ส่งออก | ในระบบ/เชื่อมต่อ |
ออกแบบฟอร์มให้คนกรอกจนจบ
- เขียนวัตถุประสงค์ของฟอร์มและเวลาที่ใช้กรอกไว้ด้านบน
- ถามเฉพาะสิ่งที่จำเป็นจริง ทุกคำถามที่เพิ่มขึ้นทำให้คนเลิกกรอกมากขึ้น
- เรียงจากคำถามง่ายไปยาก และแบ่งฟอร์มยาวเป็นหลายส่วน
- ใช้ตัวเลือกแทนการพิมพ์เมื่อทำได้ เพื่อให้ข้อมูลเป็นระเบียบ
- บอกรูปแบบที่ต้องการ เช่น เบอร์โทร 10 หลัก หรือวันที่แบบไหน
- ทดลองกรอกบนมือถือด้วยตัวเองก่อนส่งจริง
- ตั้งข้อความขอบคุณที่บอกว่าจะเกิดอะไรต่อไป เช่น จะติดต่อกลับภายในกี่วัน
จัดการคำตอบหลังปิดฟอร์ม
หลายคนสนใจแค่ตอนสร้างฟอร์ม แต่ลืมว่าคำตอบที่ได้คือข้อมูลที่ต้องดูแลต่อ ควรปิดรับคำตอบเมื่อครบกำหนด เพื่อไม่ให้มีคนกรอกเข้ามาโดยไม่มีใครติดตาม ตรวจรายชื่อคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงตารางคำตอบ และลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นเมื่อหมดวัตถุประสงค์
สำหรับการวิเคราะห์ ให้ทำสำเนาข้อมูลไปไว้ในตารางแยกก่อนปรับแต่ง เพื่อเก็บต้นฉบับไว้ตรวจย้อนหลังได้ และถ้าต้องนำเสนอผล ให้สรุปเป็นภาพรวมโดยไม่เปิดเผยคำตอบรายบุคคล
สรุป
Google Forms และ Microsoft Forms เพียงพอสำหรับงานส่วนใหญ่ เลือกตามระบบที่คุณหรือองค์กรใช้อยู่ Jotform เหมาะกับงานธุรกิจที่ต้องรับเงิน แนบไฟล์ และเซ็นชื่อ ส่วน Tally เหมาะกับคนที่อยากได้ฟอร์มสวยและสร้างเร็วแบบฟรี ไม่ว่าเลือกตัวไหน ฟอร์มที่ดีคือฟอร์มที่สั้น ชัด และดูแลข้อมูลผู้ตอบอย่างรับผิดชอบ
สรุปคะแนนเครื่องมือสร้างแบบฟอร์มออนไลน์
| เครื่องมือ | คะแนน | เหมาะกับ |
|---|---|---|
| Google Forms | 4.5 | แบบสอบถาม ลงทะเบียน และแบบทดสอบทั่วไปที่ต้องการผลเป็นตาราง |
| Microsoft Forms | 4.2 | โรงเรียนและองค์กรที่ใช้ Microsoft 365 และ Teams |
| Jotform | 4.3 | ธุรกิจที่ต้องการฟอร์มสวย รับชำระเงิน แนบไฟล์ และลายเซ็น |
| Tally | 4.4 | ครีเอเตอร์และสตาร์ทอัปที่อยากได้ฟอร์มสวยแบบพิมพ์เหมือนเขียนเอกสาร |
Google Forms 4.5/5
แบบสอบถาม ลงทะเบียน และแบบทดสอบทั่วไปที่ต้องการผลเป็นตาราง
- ใช้ฟรีด้วยบัญชี Google
- ส่งคำตอบเข้า Google Sheets อัตโนมัติ
- ทำแบบทดสอบพร้อมให้คะแนนได้
- ปรับแต่งหน้าตาได้น้อย
- ตรรกะเงื่อนไขทำได้แค่ระดับส่วน
- ไม่มีระบบรับชำระเงินในตัว
ราคา: ฟรี / ฟีเจอร์องค์กรใน Google Workspace (ตรวจรายละเอียดล่าสุดที่เว็บผู้ให้บริการ)
Microsoft Forms 4.2/5
โรงเรียนและองค์กรที่ใช้ Microsoft 365 และ Teams
- ใช้บัญชีองค์กรเดิม จำกัดผู้ตอบในองค์กรได้
- ส่งผลไป Excel และสรุปเป็นกราฟทันที
- ทำแบบทดสอบและโพลใน Teams ได้
- ปรับแต่งดีไซน์ได้จำกัด
- ฟีเจอร์บางอย่างต่างกันระหว่างบัญชีส่วนตัวกับองค์กร
- การเชื่อมต่อแอปภายนอกต้องพึ่ง Power Automate
ราคา: ฟรีสำหรับบัญชีส่วนตัว / รวมใน Microsoft 365 (ตรวจรายละเอียดล่าสุดที่เว็บผู้ให้บริการ)
Jotform 4.3/5
ธุรกิจที่ต้องการฟอร์มสวย รับชำระเงิน แนบไฟล์ และลายเซ็น
- เทมเพลตจำนวนมากแยกตามอุตสาหกรรม
- รับชำระเงิน แนบไฟล์ และเซ็นชื่อได้
- ตรรกะเงื่อนไขละเอียด
- แผนฟรีจำกัดจำนวนคำตอบต่อเดือน
- เมนูเยอะ ใช้เวลาเรียนรู้
- ราคาสูงขึ้นตามปริมาณคำตอบ
ราคา: ฟรีแบบจำกัด / มีแผนเสียเงิน (ตรวจราคาล่าสุดที่เว็บผู้ให้บริการ)
Tally 4.4/5
ครีเอเตอร์และสตาร์ทอัปที่อยากได้ฟอร์มสวยแบบพิมพ์เหมือนเขียนเอกสาร
- สร้างฟอร์มเร็วเหมือนพิมพ์เอกสาร
- แผนฟรีใจกว้าง ไม่จำกัดจำนวนฟอร์มมาก
- หน้าตาเรียบหรู ใช้บนมือถือดี
- ฟีเจอร์แบรนด์และทีมอยู่ในแผนเสียเงิน
- ไม่เชื่อมกับระบบองค์กรแบบ Google หรือ Microsoft โดยตรง
- ผู้ใช้ทั่วไปในไทยยังไม่คุ้นมาก
ราคา: ฟรี / มีแผน Pro (ตรวจราคาล่าสุดที่เว็บผู้ให้บริการ)
คำถามที่พบบ่อย
Google Forms จำกัดจำนวนคำตอบไหม
โดยทั่วไปไม่ได้จำกัดจำนวนคำตอบแบบเข้มงวดเหมือนเครื่องมือเสียเงินบางตัว แต่ไฟล์ตารางปลายทางมีขีดจำกัดของตัวเอง ควรตรวจรายละเอียดล่าสุดจากหน้าความช่วยเหลือของ Google
ทำแบบทดสอบออนไลน์ให้นักเรียนควรใช้ตัวไหน
Google Forms หรือ Microsoft Forms ตามระบบที่โรงเรียนใช้ เพราะมีโหมดแบบทดสอบ ให้คะแนนอัตโนมัติ และจำกัดผู้ตอบตามบัญชีของโรงเรียนได้
รับเงินผ่านแบบฟอร์มได้ไหม
Jotform และ Tally รองรับการเชื่อมต่อผู้ให้บริการชำระเงิน แต่ควรตรวจว่ารองรับช่องทางที่ลูกค้าไทยใช้และค่าธรรมเนียมเป็นอย่างไร ทางเลือกอื่นคือให้แนบสลิปแล้วตรวจยอดเอง
จะรู้ได้อย่างไรว่าฟอร์มที่ได้รับเป็นของจริง
ดูโดเมนของลิงก์และผู้ส่ง ฟอร์มที่ขอรหัสผ่าน รหัส OTP หรือข้อมูลบัตรธนาคารควรสงสัยไว้ก่อน หน่วยงานจริงไม่ขอรหัสผ่านผ่านแบบฟอร์ม
